Hoe kan je het best offertes opvolgen?

Hoe kan je het best een offerte opvolgen?

De beste manier om een offerte op te volgen is om de klant te bellen. Toch zijn er ook redenen waarom je ervoor kan kiezen om een offerte via de mail op te volgen. In dit artikel geven we tips en voorbeeldscript over hoe jij je verstuurde offertes het best kan opvolgen.

Inhoudsopgave

Tips om zo effectief mogelijk je offertes op te volgen

  1. Stel voor het sturen van de offerte de belangrijkste vragen. Hierdoor weet je zeker dat je offerte alle nodige informatie bevat en kan je bij het nabellen meteen ter zake komen.
  2. Maak tijdens het kennismakingsgesprek al een vervolgafspraak. Zo is de kans groter dat je klant tegen de tijd dat je belt al naar de offerte heeft gekeken.
  3. Bereid je altijd goed voor. Maak een lijst met vragen die je aan je klant kunt stellen.
  4. Zorg ervoor dat je op een goed moment van de dag belt! Bel nooit rond lunchtijd of te laat op de dag. Je wilt immers dat de klant even de tijd voor je neemt.
  5. Vraag altijd of de klant nog vragen heeft of extra informatie nodig heeft! Probeer altijd alle onduidelijkheden op te helderen zodat je klant zo goed mogelijk een keuze kan maken.
  6. Klanten waarderen het als je met ze meedenkt! Laat dit zien door je ideeën met je klant te delen.
  7. Zeg geen slechte dingen over je concurrenten! Een betere aanpak is om je sterke punten te benadrukken. Hiermee benadruk je ook indirect de zwakke punten van je concurrenten.
  8. Blijf regelmatig contact houden met de klant. Stuur maximaal 1 keer per maand extra informatie zoals kopieën van artikelen, gebruikerservaringen van andere klanten of nieuwe ontwikkelingen naar de klant.

Hoe kan je het best offertes na mailen?

Hoewel wij aanraden om offertes telefonisch op te volgen kan er een reden zijn om dit via de mail te doen. Als je je klant telefonisch niet te pakken krijgt is er altijd nog de optie om hem te mailen. Ook kan het zijn dat een klant zelf aangeeft liever gemaild te worden. Bij het opvolgen van offertes via e-mailis is het wel belangrijk om te weten dat dit een minder effectieve manier van offertes opvolgen is dan bellen. Stuur dus alleen een e-mail als laatste redmiddel. E-mails zijn namelijk makkelijk te negeren.

Zorg er voor dat je e-mail niet te lang is en alleen de belangrijkste punten bevat. In de e-mail, stel je de vraag of er onzekerheden zijn en of de klant extra informatie nodig heeft om een besluit te nemen.

Om je e-mail nog beter te maken, kan je behulpzame informatie zoals brochures over de producten uit je offerte en details over levertermijnen er aan toevoegen.

Voorbeeld van een belscript voor het opvolgen van een offerte

Bij het opvolgen is het belangrijk om te peilen welke twijfel er nog speelt bij de potentiële klant. Door deze twijfel weg te nemen maak je grote kans op het binnenhalen van de potentiële klant

Voorbeeld:
Jij: Hi (naam). Ik heb u een offerte verstuurd voor het laten aanleggen van een waterpomp. Omdat ik niks meer van u heb vernomen vroeg ik mij af of u al een beslissing hebt genomen.

Klant: Ja, ik heb nu tijd.

Jij: Wat vond u van onze offerte?

Klant: De offerte zag er op het eerste gezicht goed uit, maar heb nog geen beslissing genomen.

Jij: Bent u ook met andere partijen in gesprek?

Klant: Ja.

Jij: Hoe staan onze kansen voor het krijgen van de opdracht?

Klant: Goed, maar ik wil mij nog even goed oriënteren.

Jij: Waar twijfelt u het meest aan bij onze offerte?

Klant: Ik vond de kostenspecificatie niet heel duidelijk.

Jij: Ik stuur u meteen na dit gesprek een duidelijkere uiteenzetting van de kosten.

Klant: Fijn.

Jij: Zijn er verder nog onduidelijkheden?

Klant: Nee, verder is alles duidelijk.

Jij: Dan ontvangt u zo meteen een mail van mij en dan hoor ik het als u een besluit heeft genomen. Fijne dag nog!

Klant: Hetzelfde. (Einde gesprek)

Offerte telefonisch opvolgen

Een offerte opvolgen via de telefoon is de meest efficiente manier. Via deze weg, kun je je klant sneller bereiken dan via e-mail. Bovendien weet je dan zeker dat je je klant hebt bereikt. Een telefoongesprek met je klant geeft je de kans om te bevestigen dat jouw offerte goed is ontvangen. Als dit het geval is, kan je je offerte toelichten. Verder kan je direct op je klant en zijn vragen reageren.

Zo kan je ook alle twijfels die je klant misschien heeft bij hem wegnemen. Door een offerte na te bellen, weet je meteen welke mening je klant over je offerte heeft. Het is ook een mogelijkheid om nogmaals te benadrukken wat je de klant kan bieden. Als je een offerte nabelt is de kans veel groter dat het in een verkoop gaat resulteren.

Voorbeeld van een mailscript voor het nabellen van een offerte

Als je niet zo goed weet wat er precies in een vervolg e-mail moet staan, kan je het voorbeeld hieronder gebruiken. Wij raden aan om binnen een week na het versturen van de offerte, een vervolg e-mail te sturen als u de potentiële klant in die tijd niet telefonisch heeft kunnen bereiken.

Voorbeeld:
Onderwerp: [Product] offerte voor [klant]

Geachte [naam van klant],

Ik wilde even opvolgen omdat ik niks meer van u heb gehoord sinds ik vorige week een offerte heb gestuurd.

Als u meer wilt weten over [product], bekijk dan deze [content]!

Laat het me weten als u nog vragen heeft, ik help u graag verder.

Met vriendelijk groet [Jouw naam]