Debiteurenbeheer, wat is het? Informatie, kosten en meer

Start vergelijken
    1. Home
    2. Debiteurenbeheer
    8 mins leestijd

    Debiteuren zijn klanten die nog geld aan jou of jouw bedrijf verschuldigd zijn. Iedere ondernemer krijgt hier wel eens mee te maken. Wanneer klanten nog openstaande facturen hebben of niet binnen de gestelde termijn betalen ontstaan er debiteuren. Debiteuren tref je op de balans bij de post activa. Let op dat je debiteuren niet met crediteuren verward, dit is juist de tegenpool van debiteuren. Crediteuren zijn bedrijven, personen of instellingen die nog geld van jouw moeten ontvangen.

    Debiteurenbeheer zorgt ervoor dat je een goed overzicht houdt van je debiteuren en dat zij binnen de gestelde termijn (op tijd) betalen. Het is erg gunstig voor de cashflow van je bedrijf of onderneming om op de post debiteuren zo laag mogelijk op de balans te houden in vergelijking met de omzet. Wanneer de post debiteuren laag is houd je meer geld over om kosten te financieren. Bij debiteurenbeheer wordt vaak ook gesproken over de term ‘debiteurenrisico’. Dit is het risico dat je loopt als de debiteur zijn rekening niet of niet op tijd betaalt.

    Je komt al in aanraking met debiteurenbeheer voordat je een overeenkomst aangaat met je klant. Wanneer de debiteur de factuur betaald heeft eindigt dit. Debiteurenbeheer wordt vaak door ondernemers als lastig en moeilijk beschouwd. Dit komt doordat het veel werk is en omdat ondernemers de relaties met klanten positief willen behouden. Je moet immers aan je klanten vragen of zij nog willen betalen.

    Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

    Een goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat je binnen het gestelde termijn openstaande facturen en bedragen van debiteuren ontvangt. Op deze manier ontvang je sneller bedragen op je rekening en komen er extra liquide middelen beschikbaar op de balans. Hierdoor kun je gemakkelijker rekeningen betalen zoals crediteuren en bovendien is dit erg goed voor je cashflow van je onderneming. Daarnaast kun je ook sneller investeren in je bedrijf en je bedrijf laten doorgroeien. Denk hierbij aan geld voor extra personeel, geld voor extra voorraden en geld voor leveranciers.

    Op het moment dat je debiteuren niet op tijd of buiten de gestelde termijn betalen, kan dit slechte gevolgen hebben voor je onderneming. Wanneer er bijvoorbeeld te weinig liquide middelen zijn, moet een onderneming gaan lenen of op een andere manier extra financiering bemachtigen. Dit kan resulteren in vertraging, waardoor de continuïteit van de onderneming verslechterd wordt. Hierdoor wordt het lastiger om als onderneming door te groeien en te investeren.

    Uit onderzoek blijkt dat 25% van de faillisementen deels wordt veroorzaakt door een slecht debiteurenbeheer of te laat betalende debiteuren. Houd je debiteurenbeheer dus op orde en zorg ervoor dat je debiteuren binnen het gestelde termijn betalen. 

     

    Op zoek naar goed Debiteurenbeheer?

    Vergelijk tot 4 offertes, gratis!

     

    Vrijblijvend offerte aanvragen >  

     

    Waarom kiezen voor debiteurenbeheer?

    Je debiteurenbeheer op orde krijgen is geen kleine taak en kost veel tijd en energie. Daarom is kiezen voor extern debiteurenbeheer een goede optie, wanneer je tijd en energie tekort komt. Daarnaast is het belangrijk dat je debiteuren binnen het gestelde termijn betalen, wanneer dit niet gebeurt heeft dit nadelige gevolgen voor je onderneming.

    Wanneer de debiteurenpost te hoog oploopt ten opzichte van de omzet of wanneer debiteuren niet binnen de gestelde termijn betalen is dit ongunstig voor je onderneming. Denk hier bijvoorbeeld aan een tekortkoming van liquide middelen. Dit heeft als consequentie dat een onderneming bijvoorbeeld extra moet gaan lenen of een andere manier financiering moet bemachtigen. Hierdoor wordt de continuïteit van je onderneming verslechterd.

    Debiteurenbeheer is dus erg belangrijk en gunstig. Door je debiteurenbeheer uit te besteden heb je een garantie dat je debiteurenbeheer goed verzorgd wordt. Daarnaast komen er extra liquide middelen beschikbaar voor je onderneming en ontvang je bedragen sneller op je rekening. Hierdoor kun je als onderneming verder investeren en doorgroeien en kun je makkelijker je rekeningen betalen. Denk hierbij aan geld voor extra voorraden, geld voor leveranciers en geld voor extra personeel.

    De opties

    Debiteurenverzekering/kredietverzekering

    Een debiteurenverzekering ook wel een kredietverzekering genoemd is een verzekering waarbij bedragen van facturen worden betaalt als klanten deze niet kunnen betalen. Er zijn vaak meerdere opties bij een kredietverzekering zoals per debiteur betalen of per transactie betalen. Ook kun je ervoor kiezen om je totale omzet te verzekeren, echter is dit wel een stuk duurder.

    Een krediet of debiteurenverzekering is alleen nodig als je zakelijke klanten hebt. Een voorbeeld van wanneer je een kredietverzekering nodig hebt is wanneer je klant  failliet gaat of financiële problemen heeft.

    Met een kredietverzekering is het een stuk veiliger om zaken te doen en verklein je het risico van financiële schade wanneer klanten niet betalen. 

    Factoring

    Factoring is een goede optie als je je debiteurenbeheer wilt uitbesteden. Factoring is een vorm van krediet waarbij je al je openstaande facturen uit handen geeft aan een factoringmaatschappij. Op deze manier ontvang je al je openstaande bedragen direct en betaal je daarna het bedrag aan de factoringmaatschappij. Bij de betaling aan de factoringmaatschappij komt ook nog een extra percentage van de factuur of de omzet.

    De factoringmaatschappij onderzoekt eerst of je kredietwaardigheid op orde is. De factormaatschappij zorgt er dus voor dat de rekening wordt geïnd bij de klant. Hierdoor stijgt de efficiëntie van je debiteurenbeheer en verbeter je je liquiditeit. Een factoringmaatschappij wordt ook wel ‘de factor’ genoemd. 

    Reverse factoring

    Reverse factoring is een vorm van factoring. Bij reverse factoring wordt de klant onderzocht op kredietwaardigheid door de factor. Wanneer dit goed en op orde is geven klanten een betaalgarantie over facturen. Op deze manier weet de factor dat de klant het bedrag gegarandeerd gaat betalen. Hierdoor kan de factor het bedrag voorschieten in een tijdsperiode van 1 tot 2 weken. 

    Debiteurenbeheer kosten

    Het verzorgen van je debiteurenbeheer kun je op verschillende manieren aanpakken. Hierdoor kunnen de kosten van je debiteurenbeheer erg variëren. Als (startende) ondernemer kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om je debiteurenbeheer zelf doen. Ook kun je je debiteurenbeheer uitbesteden aan een zzp’er of een professional. Daarnaast kun je ook een software of programma aanschaffen of gebruik maken van factoring. 

    Gemiddelde kosten

    In onderstaande tabel staan alle gemiddelde kosten van het debiteurenbeheer in alle mogelijke opties:

    Wat?

    Kosten debiteurenbeheer uitbesteden zzp

    €1 tot €5 per handeling

    Kosten debiteurenbeheer uitbesteden professional

    €1 tot €10 per handeling

    Kosten debiteurenbeheer software of programma

    €40 – €100 per maand

     

    Op zoek naar goed Debiteurenbeheer?

    Vergelijk tot 4 offertes, gratis!

     

    Vrijblijvend offerte aanvragen >  

     

    Kosten uitbesteden

    Er zijn dus meerdere opties waar je uit kunt kiezen bij het uitbesteden van je debiteurenbeheer. Je kunt je debiteurenbeheer uitbesteden aan een zzp’er of aan een professional. Wanneer je hieruit kiest kun je ervan uitgaan dat de zzp’er goedkoper is dan de professional.

    De tarieven en kosten voor debiteurenbeheer van zzp’ers zijn erg verschillend. Dit is afhankelijk van de grootte van je onderneming en de complexiteit van je debiteurenbeheer. Dit zijn immers zzp’ers en zij hanteren hun eigen prijzen. De gemiddelde kosten van zzp’ers voor debiteurenbeheer liggen rond de €1 tot €5 per handeling. De gemiddelde kosten per maand liggen rond de €20 tot €45 per maand.

    De tarieven en kosten voor debiteurenbeheer van professionals kunnen ook van elkaar differentiëren. Dit is afhankelijk van de grootte van je onderneming, de complexiteit van je debiteurenbeheer en het soort pakket dat het bedrijf aanbiedt. De gemiddelde kosten van professionals voor debiteurenbeheer liggen rond de €1 tot €10 per handeling. De gemiddelde kosten per maand liggen rond de €30 tot €60 per maand, deze kosten kunnen nog oplopen. 

     

    Kosten software

    Het debiteurenbeheer van je onderneming kun je ook automatiseren. Dit kun je doen met behulp van een debiteurenbeheer software of programma. Er zijn erg veel bedrijven die zo’n software of programma aanbieden, kiezen hier tussen is daarom begrijpelijk lastig. De kosten van de software en programma’s differentiëren ook enorm.

    De gemiddelde kosten van een basis debiteurenbeheer software of programma zijn: €0 tot €40 per maand.

    De gemiddelde kosten voor een uitgebreid debiteurenbeheer software of programma zijn: €40 tot €75 per maand

    De gemiddelde kosten voor een volledig/alles in 1 debiteurenbeheer software of programma zijn: €75 tot €100 per maand. Hierbij kunnen de kosten nog flink oplopen. 

     

    Kosten zelf doen

    Het is natuurlijk ook mogelijk om je debiteurenbeheer volledig zelf te doen. Vooral als je kosten wilt besparen is dit een goede optie. Daarentegen kost het wel meer tijd en energie, maar als je een startende ondernemer bent is het logisch dat je zoveel mogelijk kosten besparen.

    Wanneer je ervoor kiest om je debiteurenbeheer zelf te doen, heb je vaak geen extra kosten. Het helpt wel om een softwarepakket erbij te nemen. Met een softwarepakket is het al een stuk makkelijker en overzichtelijker om je debiteurenbeheer zelf te doen. Daarnaast zijn er genoeg gratis softwarepakketten en programma’s die je goed van pas kunnen komen. Deze programma’s en software bevatten vaak de basis functionaliteiten die je nodig hebt bij je debiteurenbeheer, waardoor je al een heel stuk met je debiteurenbeheer kunt komen. 

     

    Tips voor een goed debiteurenbeheer

    Debiteurenbeheer kan redelijk veel tijd innemen en redelijk lastig zijn. Om het je wat makkelijker te maken hebben we hieronder 8 tips onder elkaar gezet die je moet volgen voor een goed en succesvol debiteurenbeheer:

    1. Creëer klantrelaties en leer je klanten kennen
    2. Plan je debiteurenbeheer als vaste taak
    3. Maak duidelijke afspraken
    4. Stuur je facturen zo snel mogelijk op
    5. Stuur een eerste betalingsherinnering
    6. Stuur een tweede betalingsherinnering
    7. Verstuur een aanmaning
    8. Vraag hulp aan een incassobureau

    Voordelen van een goed debiteurenbeheer

    Een goed debiteurenbeheer kan vele voordelen opleveren. Hieronder staat een rijtje vermeld met alle belangrijke voordelen van een goed debiteurenbeheer:

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Verbetering van je cashflow

    Klantrelaties blijven beter

    Efficiënter facturen betaald krijgen

    Geen onnodige kosten meer maken

    Je bespaart meer tijd

    Genoeg liquide middelen

    Doorgroeimogelijkheden

    Inzicht in financiële cijfers

     

    Debiteurenbeheer Offerte aanvragen

    Heb jij geen tijd voor het debiteurenbeheer van je onderneming? Je debiteurenbeheer uitbesteden zorgt ervoor dat jij jezelf weer kan focussen op de meest belangrijke taken.

    Offerte.nl helpt je graag met het vinden van de ideale partner voor jouw debiteurenbeheer. Vul nu vrijblijvend ons formulier in en ontvang gratis tot 3 verschillende debiteurenbeheer offertes. 

    Vrijblijvend offerte aanvragen > 

    Lees meer over onze categorieën