Is een begeleidende brief nodig bij een offerte?

Een begeleidend schrijven bij je offerte is een goed middel om extra aandacht te geven aan zaken waar je in jouw offerte geen tijd of ruimte voor hebt. Inspelen op de wensen van je klant, terugkoppeling geven en aantonen dat je geluisterd hebt en waarom juist jij de beste keuze bent voor deze opdracht. Maar wat zet je nou allemaal in een begeleidend schrijven?

Inhoudsopgave

Begeleidend schrijven, bijgesloten stuk, offerte brief, hoe je het ook wilt noemen het gaat in elk geval over hetzelfde onderwerp: een extra document dat je meestuurt waarin je het e.e.a. verwoord. In het geval van een offerte maak je gebruik van een begeleidend schrijven om meer toelichting, uitleg of aanvulling te geven en je offerte meer kracht bij te zetten.

Je offerte is namelijk bedoeld voor precies dat: het offreren van dienst(en) en/of product(en). Het moet voor je klant in één ogenblik duidelijk zijn wat zij van jou kunnen verwachten. Wil je dus extra tekst meesturen dan is een begeleidende offerte brief - of begeleidend schrijven als je het zo wilt noemen - een perfecte gelegenheid om dat te doen.

Wat zet je in een begeleidende offerte brief?

Het is aan jou vrij om te bepalen wat je in je offerte brief schrijft maar zie het als een verlengstuk van je offerte. Net als op je offerte vermeld je een aantal kernzaken:

  • N.a.w gegevens verzender en ontvanger
  • Dagtekening van schrijven
  • Introductie, samenvatting, afsluiting
  • Kosten
  • Vermelding van bijlage(n)
  • Optioneel: vertel over de werkzaamheden die besproken zijn

Op je offerte wil je niet te veel zaken plaatsen die niet van toepassing zijn. Doordat je een extra document meestuurt heb je meer “ademruimte” en hou je de belangrijke dingen gescheiden van elkaar. Nu heb je de mogelijkheid om (nogmaals) de klant te bedanken voor haar/zijn tijd, bepaalde zaken toe- of uit te lichten die in de offerte staan vermeld, aan te tonen dat je naar de wensen van je klant hebt geluisterd en de koppeling kan maken waarom jij dus de beste keuze bent.

Niet te veel over jezelf vertellen!

Val niet in de valkuil door alleen maar of juist te veel over jezelf te vertellen. Van nature willen mensen graag vertellen wie zij zijn en wat zij doen in het leven. Dat is niet erg, dat maakt het persoonlijk maar dat is in geval van een offerte niet geheel van belang. Natuurlijk kan je iets over jezelf vertellen. Vertel wie je bent, wat je doet en hoe lang, maar houd het kort en bondig en koppel dit vooral aan wensen of eisen die je klant heeft gesteld.

Bijvoorbeeld: “U gaf aan dat uw dakkapel een nodige opknapbeurt nodig heeft. Wij van Schilders dakkapel B.V. hebben 10 jaar ervaring met het schilderen van dakkapellen in alle vormen en maten. Uw dakkapel is bij ons in goede handen en ziet er weer uit als nieuw wanneer wij klaar zijn met de hele klus!”

Luister en koppel terug

Goede communicatie is het halve werk. Wanneer je goed luistert naar je klant, de wensen en eisen goed in kaart brengt en vervolgens teruggekoppeld in je begeleidend schrijven, dan scoor je punten. Hierdoor toon je begrip, je snapt wat de klant wilt en nodig heeft en dat de klant niet zomaar “de volgende klant in het rijtje” is.

Bijvoorbeeld: “Net als u stellen wij kwaliteit op prijs. U had twijfels of het werk te herstellen is. Om hier zeker van te zijn komen wij graag bij u langs voor een kennismakingsgesprek.“

Afsluiter

Tot slot is een vriendelijke afsluiter altijd fijn. Dit is ook een mooi moment om je contactgegevens nog een keer te delen en een nieuw contactmoment voor te leggen. Heb je bijvoorbeeld nog niets gehoord van je klant binnen een aantal dagen, geef dan aan dat je zelf nog een keer een e-mail stuurt of belt.

Bijvoorbeeld: “Heb je nog vragen? Bel mij op: 06-12345678 of stuur een e-mail naar email@bedrijf.nl. Mocht ik niets van je vernemen binnen een paar dagen dan bel ik jou volgende week terug. Bedankt en tot snel!”

Voorbeeld 1 - begeleidende brief

vb1

Voorbeeld 2 begeleidende brief (informeel)

vb2

Voorbeeld 3 begeleidende brief (formeel)

vb3