Wanneer je een offerte verstuurt is het belangrijk dat je alle informatie juist vermeld hebt staan. Een foutloze offerte komt een stuk professioneler over en je hebt dan meer kans de klant binnen te halen. Maar, hoe kan je nou het best een offerte opstellen? Wat moet er allemaal in staan en hoe ziet een juiste offerte opbouw eruit?
Inhoudsopgave
- 1. De juiste gegevens
- 2. Dagtekening
- 2.1 Offertenummer
- 2.2 Hoe lang mag het duren?
- 2.3 Offerte referentie
- 3. Wat ga je doen of leveren?
- 4. Begeleidend stuk tekst bij je offerte
- 5. Wat mag het kosten?
- 6. Algemene voorwaarden
- 7. Huisstijl en vormgeving
De Kamer van Koophandel heeft enkele richtlijnen opgesteld waaraan je offerte moet voldoen. Er is niet echt een “standaard” als het gaat om offertes. Zoek je naar een offerte voorbeeld, dan krijg je veel verschillende designs te zien. Er staan goede offerte voorbeelden tussen maar je komt ook genoeg foute offerte voorbeelden tegen.
Let op: We hebben een kant en klaar voorbeeld voor je gemaakt waar je zelf aanpassingen in kan doen. Download het volgende bestand en maak je eigen offerte: https://docs.google.com/document/d/1320nwOBjET7yrI6-GMP6Zg6bgOge8Z-C2-6a9HUsmfg/edit?usp=sharing
In dit artikel behandelen we in volgorde van de juiste opbouw de elementen die erin horen te staan. In het kort zijn de punten als volgt:
- De juiste gegevens van zowel jou als de klant
- Dagtekening van de offerte
- Een offertenummer
- Samenvatting en details van de werkzaamheden of dienstverlening
- Vermelding van de kosten: denk aan (uurtarief of (project/product)prijs.
- Geldigheidstermijn van de factuur
- En een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
1. De juiste gegevens
Om te beginnen is het onwijs belangrijk dat de NAW / adresgegevens van zowel jou als van de klant kloppen. Los van het feit dat het extra belangrijk als je de offerte per post verstuurt, staat het netjes als alle informatie klopt.
2. Dagtekening
De dagtekening geeft aan wanneer de offerte is opgemaakt. Dit is de startdatum voor de geldigheid/offertetermijn.
2.1 Offertenummer
Net als bij een factuur is een uniek offertenummer praktisch en belangrijk bij een offerte opstellen. Voor zowel je eigen administratie als die van je klant. Bij contactmomenten met je klant kan je met een offertenummer (of referentie) direct de juiste informatie naar boven halen.
2.2 Hoe lang mag het duren?
Soms heeft je klant wat tijd nodig om een beslissing te maken, maar jij wilt natuurlijk ook niet al te lang wachten. Geef daarom een geldigheidsperiode op je offerte. Daarmee maak je duidelijk dat je aanbod alleen geldt binnen dit tijdsbestek.
2.3 Offerte referentie
Geef bij het opmaken van een offerte eventueel een referentie op. Met een duidelijke offerte referentie is het eenvoudig, snel en gemakkelijk om met je klant te communiceren zonder steeds een offertenummer nodig te hebben. Bijvoorbeeld “Schilderklus-fam-Janssen” of “Grootboekhouding-Bakker-Janssen”.
3. Wat ga je doen of leveren?
Zet op iedere offerte een duidelijke beschrijving van je dienst(en) en/of product(en) die je levert. Splits deze eventueel uit als je meerdere opties aanbiedt. Een heldere beschrijving maakt het voor je klant eenvoudiger te begrijpen wat je precies aanbiedt en uiteindelijk eenvoudiger te kiezen.
4. Begeleidend stuk tekst bij je offerte
Ga je een offerte maken voor een mogelijke klant? Dan is het aan jou de keuze of je een begeleidend schrijven meestuurt. Sommige ondernemers sturen een begeleidend schrijven mee met hun offerte, vaak op een losse pagina. Doe je dit niet dan heb je nog altijd de mogelijkheid om een (kort) stuk tekst op je offerte te plaatsen. Geef terugkoppeling aan je klant, geef aan wat je aanbiedt en waarom je dit doet. Een vriendelijke afsluiter staat altijd fijn.
5. Wat mag het kosten?
Werk je op basis van een uur- of projectprijs? Heb je een bedrag of prijs afgesproken? Geef dit duidelijk aan op je offerte. Verkeerde of onduidelijke prijsafspraken zijn een doorn in het oog voor klanten. Dit geldt ook voor het vermelden van de btw: wees duidelijk of het inclusief of exclusief btw is. Ondernemers zijn het gewend dat prijzen vaak exclusief BTW zijn maar consumenten niet.
6. Algemene voorwaarden
Omdat een offerte een formeel document is met daarin afspraken die je maakt met je klant, doe je er wijs aan om je algemene voorwaarden mee te sturen. Dit kan eventueel ook met een link als jouw algemene voorwaarden b.v. op je website staan.
7. Huisstijl en vormgeving
Beschik je over een huisstijl, thema en/of logo? Maak hier gebruik van om je offerte meer herkenbaarheid te geven, het oog wilt ook wat. Dit staat een stuk mooier dan een simpel stukje tekst in b.v. een word document.
