Wanneer en hoe stuur je een offerte herinnering?

Wanneer stuur je een offerte herinnering op en hoe doe je dit?

Je offerte is helemaal in orde. Alles staat er keurig en netjes in vermeld want je hebt onze tips gevolgd. Toch heeft je klant nog niet gereageerd. Hoe lang wacht je met het sturen van een herinnering en hoe volg je dit op?

Inhoudsopgave

Het kan zomaar zijn dat je de perfecte offerte hebt opgemaakt en je dacht dat je klant zonder al te veel na te denken met jou door zee zou gaan. Helaas heb je nog geen reactie ontvangen en je bent benieuwd waar het precies aan ligt. Tijd voor een offerte herinnering?

Hoe begin je een offerte herinnering?

Voor facturen gelden er een aantal regels waaraan zowel jij als je klant dienen te voldoen als het gaat om herinneringen versturen en dergelijke zaken. Totdat er een akkoord wordt gegeven zijn offertes geen overeenkomst en gelden er dus andere regels, dus waar begin je dan? Heb je op je factuur een vervaldatum vermeld dan heb je meteen een mooie opening.

Vervaldatum als “excuus”

Een voorbeeld. Je stuurt een offerte met een vervaldatum van 30 dagen. Na twee weken heb je nog niets gehoord, tijd om even polshoogte te nemen. Je hebt een aantal mogelijkheden om je klant te benaderen. Je kan even bellen, mailen of zelfs een brief sturen als je dat wilt.

Zonder opdringerig over te komen kan je het vriendelijk houden door de offerte vervaldatum als “excuus” te gebruiken. Geef bijvoorbeeld aan dat twee weken na dato de offerte komt te vervallen en dat dat zonde zou zijn. Spreek je de klant direct, vraag dan door wat de reden is. Misschien dat je een aanpassing kan doen of is er wel een heel ander aanbod nodig. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je klant gewoonweg geen tijd heeft gehad.

Vervolgafspraak

Of je de klant nu hebt gesproken, gemaild of een brief hebt geschreven, plan een vervolgafspraak in om te voorkomen dat je dit nog een keer moet doen. Leg de bal bij de klant: “Wanneer hoor ik weer van je?”, “Wanneer hebben wij weer contact hierover?”. Zegt de klant bijvoorbeeld “over een week” of “over een paar dagen” en hoor je alsnog niets, neem dan zelf de dag daarop contact op.