Wat is een offerte en hoe maak je deze? Uitleg + stappenplan

Een goede offerte maakt het verschil tussen een opdracht binnenhalen en een opdracht aan je neus voorbij zien gaan. Daarom is het extra belangrijk om hier voldoende aandacht aan te besteden. Heb je nooit eerder een offerte gemaakt, of laten je huidige offerte-skills te wensen over? Met dit offerte stappenplan sla je de plank nooit meer mis. Zelfs als het gaat om een online offerteaanvraag.

Wat is een offerte?

Een offerte is een uitgebreide prijsopgave. De potentiële klant wil weten wat jouw dienst of product precies gaat kosten en hoe je de opdracht denkt te gaan uitvoeren. In de offerte kun je dit benoemen. Maar met alleen een bedrag neerzetten en dan ‘vriendelijke groet’, kom je er niet. Een klant wil meer weten! Bijvoorbeeld hoe je aan het bedrag komt. Is het gebaseerd op je uurtarief? Op materiaalkosten? Of kost het extra geld omdat het een spoedklus betreft?

Zelf een offerte opvragen? Bij ons kan je de volgende branches vergelijken;

De offerte als visitekaartje

De lezer wil ook graag nader kennis maken met je bedrijf. Jij haalt toch ook niet zomaar een vreemde in huis? De offerte is dus je kans om meer van jezelf te laten zien. Zet je beste beentje voor. Laat zien dat je de klant begrijpt. Dat je goed geluisterd hebt. Jíj weet precies wat hij nodig heeft en jíj kan daarvoor zorgen. Graag zelfs. Any time. Dát wil de klant horen.

Wat heb je nodig om een goede offerte te maken?

Om een goede offerte te maken, heb je zoveel mogelijk gegevens van de klant nodig. Wat is precies de bedoeling? Waar is de klant naar op zoek? Via het aanvraagformulier krijg je al heel wat informatie binnen. Mis je nog gegevens, bel de klant dan altijd even op. Mailen kan natuurlijk ook, maar bellen is vaak sneller, en bovendien is dit een goede aanleiding om even persoonlijk contact te leggen met je potentiele opdrachtgever.

Stappenplan voor een goede offerte

Als je alle gegevens hebt verzameld, kun je aan de slag. Dit stappenplan helpt je om een goede (online) offerte te maken. Uiteraard kun je alles aanpassen aan jouw situatie.

Stap 1. De basics

In een goede offerte staan in ieder geval de volgende gegevens:

Contactgegevens van je bedrijf, plus het bankrekeningnummer, btw-nummer en het nummer van de Kamer van Koophandel (net als op een factuur eigenlijk). Als je je bedrijfslogo toe kunt voegen is dat natuurlijk nog beter.
De gegevens van de klant.
Datum van de offerte en een offertenummer.

Stap 2. De aanhef

Dit is het eerste stukje tekst dat de potentiele opdrachtgever leest. Grijp hem (of haar) dan ook meteen bij de lurven. Met een sterke openingszin valt jouw offerte direct op.

Een klant die je nog nooit ontmoet hebt, spreek je natuurlijk niet aan met ‘Hi Menno, ik heb een prijsopgave voor je’. Gewoon beginnen met ‘beste’ of ‘geachte’ is prima, net als de u-vorm. Maar afgezien daarvan kun je nietszeggende zinnetjes als ‘naar aanleiding van’ best weglaten.

Voorbeeld: ‘Geachte heer de Vries, wat een indrukwekkende bedrijf is Van Helst Bloementransport. Ik kan me goed voorstellen dat u behoefte heeft aan een deskundige en ervaren boekhouder die alles weet over internationale transacties. Ik vertel u daarom graag wat wij voor u kunnen betekenen en welke kosten daaraan verbonden zijn.’

Dat komt toch lekkerder binnen dan ‘Geachte heer de Vries, naar aanleiding van uw aanvraag stuur ik u deze offerte.’ Gááp.

Stap 3. Beschrijving van de werkzaamheden

Nu je eenmaal de aandacht hebt, is het zaak om de vaart erin te houden. Beschrijf de vraag van de klant kort maar zo goed mogelijk. Laat daarnaast zien dat je je hebt ingeleefd in zijn situatie en dat je een oplossing paraat hebt. “Uw bedrijf is gevestigd op de Brink. De panden op dit industrieterrein hebben veel raampartijen. Daarom heb ik in het voorstel ook een stelpost voor glazenwassen opgenomen.” Met zo’n proactieve houding val je op tussen de concurrenten!

Stap 4. De prijs

Een van de belangrijkste onderdelen van een goede offerte: wat gaat het kosten? Wees bij de uitwerking van dit stukje zo concreet mogelijk. Is het een uurprijs of een projectprijs? Reken je extra reiskosten? Gaat het om een inschatting of om een definitieve prijs? Vermeld ook of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Hoe duidelijker hoe beter.

Stap 5. Afsluiten

Je bent er bijna! Voeg tenslotte nog de volgende gegevens toe:

De geldigheidsduur van de offerte. Tot wanneer geldt je aanbod? Een week? Een maand?
Een verwijzing naar de algemene voorwaarden van je bedrijf (stuur die mee of verwijs naar de webpagina waarop ze gepubliceerd staan).
Eventuele aanvullende informatie over je bedrijf. Je kunt natuurlijk ook een brochure of folder meesturen.
Reviews van andere klanten, of een verslag van een soortgelijke klus die je al eerder hebt gedaan.
Sluit af met de mededeling dat de klant altijd mag bellen of mailen als er nog vragen zijn (check: staan je telefoonnummer/emailadres ergens? Zo niet, voeg toe!).

Stap 6: Het oog wil ook wat

Zo, je offerte is klaar. Tenminste, qua tekst. Nu moet je er nog voor zorgen dat het er goed uitziet en leesbaar is. Werk bij voorkeur met kleinere alinea’s. Niets is zo ontmoedigend als grote lappen tekst; daar haakt een klant snel op af. Staat alles netjes uitgelijnd? Zijn de hoofdletters en punten in orde? Check vooral ook op taal- en spelfouten. ‘Hij verzorgd u boekhouding’ is voor veel mensen een afknapper. Geen ster in spellen? Laat iemand anders er dan even naar kijken of activeer de spelchecker van je tekstverwerkingsprogramma.

Bekijk hier al onze artikelen over offertes.