error warning success close check arrow-right arrow-left menu star star plus minus right phone

Tips Opvolging Offerteaanvragen

Tips opvolging offerteaanvragen

We adviseren na de ontvangst van een aanvraag direct contact op te nemen met de aanvrager. Uit ervaring blijkt dat hoe sneller de opvolging is des te groter de kans van slagen is. Probeer dus zo snel mogelijk achter de benodigde informatie te komen om een passende offerte uit te brengen.

Tip 1 Tijd en manier van ontvangst

Vraag aan de klant:

  • Wanneer ze de offerte willen ontvangen.
  • Hoe ze de offerte willen ontvangen (via e-mail, post of in een persoonlijk gesprek).
  • Controleer voor alle zekerheid de gegevens samen met de klant.

Waarom wil je weten wanneer ze de offerte willen ontvangen?

Stel dat ze een beslissing nemen op bijvoorbeeld vrijdag en je levert de offerte aan op maandag. Tegen die tijd hebben ze al een keuze gemaakt. Dan heb je de offerte voor niets gemaakt. Dat moet je dus voorkomen.

Tip 2 Budget

Vraag naar het budget van de klant. Geef aan dat je een budget wilt weten om erachter te komen of je de klant kunt helpen. Met een groter budget is er meer mogelijk dan met een klein budget.

Als het budget niet toereikend is dan kun je zowel jezelf als de klant moeite besparen door geen offerte uit te brengen. Als je vooraf weet dat de klant het aanbod niet kan betalen – bespaar eenieder dan de tijd en moeite. Het is teleurstellend om nee te moeten verkopen maar uiteindelijk is het de beste keuze.

Tip 3 Moment van beslissing

Vraag aan de klant:

  • Wanneer de klant verwacht een beslissing te maken.
  • Wanneer je het beste kan bellen of langskomen om de offerte te bespreken.

Als de klant aangeeft een beslissing te willen nemen op vrijdag en je belt hem donderdag al, dan kan dit voor onnodige irritatie zorgen. Wellicht leidt het zelfs tot het verliezen van de klant. Hou hier dus rekening mee.

Tip 4 Kwaliteit offerte

Laat Offerte.nl vrijblijvend een keer kijken naar jouw offerte. We zien natuurlijk ontzettend veel offertes. We kunnen je tips geven om jouw offerte te verbeteren. We willen natuurlijk dat je zoveel mogelijk getekende offertes retour krijgt.

Stuur je offerte naar info@offerte.nl met als subject: Offerte bekijken. Voor elke partner zullen we minstens één offerte bekijken en deze voorzien van feedback. Geen partner? Dan zullen we je proberen te overtuigen er een te worden door goede feedback te geven.

Tip 5 Voorkom vaktermen

Te veel vaktermen kunnen de klant verwarren. Stel de offerte op zodat hij voor iedereen te begrijpen is. Laat een familielid of vriend de offerte eens doornemen en vraag of ze alles duidelijk vinden. Als je toch vaktermen gebruikt, licht dan toe wat ze betekenen.

Als je telefonisch hebt toegelicht wat de vaktermen zijn, zet de toelichting dan alsnog in de offerte of in een aparte bijlage.

De aanvrager van de offerte is niet altijd de beslissingsbevoegde. Als de office manager de offerte telefonisch doorneemt maar vervolgens aan de directeur overhandigt, dan is de directeur de beslissingsbevoegde. Dat weet je van tevoren niet altijd. De offerte moet in dit geval ook voor de directeur te begrijpen zijn.

Tip 6 Voorkom taalfouten

Voorkom spelfouten en grammaticale fouten. Dit zorgt ervoor dat de conversie (slagingskans) van jouw offerte ontzettend daalt. Veel offertes bevatten dt-fouten. Ook worden vaak fouten in de zinsopbouw gemaakt. Dit kan niet alleen voor irritatie zorgen bij de lezer maar ook voorwaarden onduidelijk maken.

Als er fouten in de offerte staan wordt dit geassocieerd met jouw product of dienstverlening. Die fouten hebben dus een direct effect op het imago van jouw bedrijf.

Tip 7 Personalisatie

Maak de offerte persoonlijk voor elke klant. Zorg ervoor dat de aanvrager weet dat je de offerte voor hem op maat hebt gemaakt. Verwerk daarin de afspraken die je telefonisch hebt gemaakt zoals het budget, de wensen en de opvolging. Als je zaken doet met een bedrijf zou je bijvoorbeeld het logo van het bedrijf kunnen verwerken in de offerte. Geef ook aan dat je het een leuke opdracht vindt en dat je hem of haar graag als klant wilt hebben.

Tip 8 Geldigheid specificeren

Geef in de offerte aan tot wanneer de offerte geldig is. Dit zorgt ervoor dat je tijdig de klant kunt bellen voor een herinnering. Een aanbieding werkt ook altijd goed.

“Wanneer je akkoord gaat met de offerte voor [datum] ontvang je 5% korting.” Zo geef je de klant een extra reden om de offerte getekend retour te sturen voor deze datum. Ook weet je zeker tot wanneer je aanbod rechtsgeldig is. Dit voorkomt situaties waar een klant te laat ingaat op een offerte.

Tip 9 Noem de voorwaarden

Verwijs naar je leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden en algemene voorwaarden. Dit beschermt je bedrijf en zorgt ervoor dat je klant ze makkelijk kan vinden. Zo kan er ook geen verwarring ontstaan.

Tip 10 Laat klanten zien waarom jij de beste bent

Je moet jezelf natuurlijk wel verkopen. Verleid de klant – niet op een sluwe manier – maar door te charmeren. Probeer deze punten in ieder geval te behandelen.

  • Benoem je sterke (unieke) punten in de offerte.
  • Geef concrete voordelen voor de klant
  • Geef referenties op van andere klanten
  • Als je garantie geeft, benoem het.

Tip 11 Afspraken maken

Afspraak is afspraak. Als je met de klant afspreekt dat je de offerte op vrijdag aanlevert via e-mail, zorg ervoor dat de klant de offerte dan ontvangt op vrijdag. Niet op zaterdag. De klant zal zich afvragen of jij je wel aan afspraken zal houden over de uitvoering. Die twijfel wil je voorkomen.

Tip 12 Gegevens noteren

Zorg ervoor dat al jouw bedrijfsgegevens correct op de offerte staan. Het komt nogal eens voor dat er oude gegevens worden gebruikt. Noteer de volgende gegevens:

  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • KvK
  • Telefoonnummer
  • E-mail
  • Btw-nummer

Zorg ervoor dat de opbouw van de offerte logisch is en de gegevens makkelijk terug te vinden zijn. Zo kan de klant de getekende offerte terugsturen.

Tenslotte is een goede opvolging belangrijk

Bel op de afgesproken dagen. Probeer bij een interessante offerte aan te sturen op een afspraak om de offerte samen door te nemen. Dan heb je meteen de mogelijkheid de puntjes op de i te zetten. En om af te sluiten met een getekende offerte.


Auteur: Vincent de Vries - Linkedin