error warning success close check arrow-right arrow-left menu star star plus minus right phone

De 10 meest gemaakte fouten offertes

De 10 meest gemaakte fouten bij het schrijven van offertes

Wist je dat een derde van de onderhandelingen al stukloopt bij de offerte? Het lijkt een trend te zijn om slechte offertes te maken. Zelfs de beste bedrijven maken soms offertes die de klant niet waardig zijn. Daarom delen wij onze kennis over het schrijven van de perfecte offerte. Zorg ervoor dat je deze 10 fouten niet maakt als je graag een duurzame relatie wilt opbouwen met je klanten en je slagingskans wilt vergroten. 

1. Openen met een cliché

Dit vinden klanten echt een afknapper. Je kunt beginnen met “naar aanleiding van ons gesprek”, maar dat laat zien dat je geen moeite doet om echt te luisteren. Een standaard openingszin staat dus met stip op de eerste plaats. Mensen lezen het niet echt maar scannen door zo’n offerte heen. Je moet de lezer prikkelen met een unieke tekst. Probeer eens een letterlijke uitspraak van de klant te noteren – dan heb je gegarandeerd zijn aandacht.

2. Overmatig gebruik van vaktermen

Een offerte moet begrijpelijk zijn voor de klant. Omdat je in de communicatie met je collega’s dagelijks jargon gebruikt betekent dit niet dat je klant dit begrijpt. De grootste obstakels zijn vaak IT-gerelateerde en Engelse termen. Je klant begeeft zich in een andere branche, anders vroeg hij geen offerte aan maar klaarde hij zelf de klus. Laat de offerte door iemand lezen die niet in jouw afdeling werkt en kijk of diegene het begrijpt. Bijvoorbeeld je buurman of partner. Gebruik liever makkelijke woorden in plaats van een zakelijke en juridische termen. Als vaktermen nodig zijn – ligt ze dan toe.

3. Taalfouten

Naast ingewikkeld taalgebruik zijn grammaticale- en spellingfouten echte blunders. Je hele imago loopt een deuk op als je “het product word gelevert op…” schrijft. Als je niet eens de moeite neemt om de fouten uit je offerte te halen, hoe moet de klant er dan op vertrouwen dat je de klus foutloos klaart?

Ook wekken subtielere fouten in de zinsopbouw vaak ergernis op. Het kan de voorwaarden onduidelijk maken voor de klant en die wil je nou juist overzichtelijk maken. Houd er altijd rekening mee dat het voor de lezer gelijk duidelijk wordt wat er bedoeld wordt.

4. Een slechte opmaak

Mensen zijn visueel aangelegd en we verwerken meer met onze ogen dan we denken. Er wordt onbewust gelijk een mening gevormd bij de eerste blik. Een slechte opmaak zorgt voor aversie bij de lezer en dit vertaalt hij door naar het product of dienst. Dit komt er meestal op neer dat de klant niet ingaat op het aanbod. Enkele voorbeelden van een slechte opmaak zijn:

  • Lettertypes die slecht leesbaar zijn of onderling verschillen
  • Tussenkopjes die onderling verschillen of zijn weggelaten
  • Tekst die verkeerd uitgelijnd is
  • Afbeeldingen die de tekst in de weg zitten
  • Adresgegevens die verkeerd zijn geplaatst

5. Saaie schrijfstijl

Een saaie schrijfstijl is een manier om te zorgen dat de aandacht van de lezer gelijk verslapt. De artikelen die je online leest moet pakkend zijn maar een offerte moet net zo meeslepend zijn als een goed boek. Gebruik een actieve schrijfstijl. Schrijf naar de klant toe. Wees pakkend en enthousiasmeer de lezer zonder langdradig te worden.

6. Jezelf centraal stellen

Dit is een veel voorkomende fout. Offertes gaan meestal over het bedrijf in kwestie. Het is prima om wat over jezelf te vertellen maar het gaat tenslotte om de klant. Zorg dat je vertelt wat de klant heeft aan het aanbod en welke (praktische) voordelen er zijn. Schrijf over de dingen die de klant belangrijk vindt en niet over wat jij belangrijk vindt. 

Dit geldt ook voor het uiterlijk van een offerte. Je mag dan nog zo’n mooie huisstijl hebben maar denk aan de klant. Wanneer een klant 5 offertes krijgt die allemaal op elkaar lijken dan wint doorgaans de goedkoopste. Neem dat extra beetje moeite om iets unieks voor de lezer te maken. Verwerk ten minstens elementen zoals het logo van de klant in de stijl.

7. Geen duidelijke structuur/niet alle onderwerpen behandelen

Een offerte maken is niet moeilijk maar let erop dat de opbouw correct is. Iedereen begint ergens en dat is prima. Maar als je zelf geen idee hebt hoe een offerte eruitziet – neem dan in elk geval deze structuur over. Dan klopt in ieder geval de basis en voorkom je verwarring.

  1. Begin met een korte inleiding. Zorg dat deze uniek is en prettig leest.
  2. Beschrijf je eigen bedrijf in het kort. Probeer niet alleen maar je bedrijf op te hemelen.
  3. Herhaal de klantvraag en vat samen wat er al is besproken.
  4. Beschrijf je aanbod kort en krachtig. Maak duidelijk wat jouw bedrijf het beste maakt.
  5. Vertaal het aanbod in voordelen voor de klant. Dit vergeten veel bedrijven.
  6. Formuleer álle kosten. Laat geen dingen weg want dat wekt ergernis op.
  7. Benoem expliciet de belangrijkste voorwaarden. Doe dit op een manier die niet afdoet van het aanbod. Je moet jezelf nog wel kunnen verkopen.
  8. Maak een passende afsluiting. Maak het niet te lang en beloof niet de wereld. Beloftes moet je nakomen als je een goede reputatie wil behouden.

 

8. Geen rekening houden met de wensen van de klant

Dit komt vaker voor dan je denkt. Ergens is het pure tijdverspilling voor jezelf. Vraag naar het budget, de wensen en wanneer de dienst of het product nodig is. Als je hier geen rekening mee houdt dan past het aanbod wellicht niet bij de klant. Dat houdt in dat je moeite steekt in een offerte die gelijk in de prullenbak belandt. Zorg er echt voor dat je weet waar de klant naar op zoek is.

9. Verkeerde gegevens

Dus je hebt een goed leesbare, complete en unieke offerte geschreven – en dan kloppen de gegevens niet. Het maakt niet uit of het gaat om een oud telefoonnummer, e-mailadres of een extra nul bij de prijs. De klant kan je niet makkelijk bereiken of schrikt af van de fout. Lees altijd de offerte zorgvuldig door en laat vooral iemand anders even lezen of alles wel correct is.

10. Geen vervolgafspraak maken

De laatste en misschien wel meest onnodige fout is het niet maken van een vervolgafspraak. Het gebeurt vaak dat er een ander bedrijf de klus al heeft geklaard omdat je niet snel genoeg bent. Maak een duidelijke vervolgafspraak inclusief datum, locatie en tijd. Geef geen reden om de klant af te laten zeggen.